Kommunen backar - borde ha registrerat mejl: ”Ta lärdom”
I lördags kunde Barometern berätta att en tjänsteperson i ett mejl till en kollega skrev att de kunde ”låta bli” att registrera den mejlväxling hen hade haft med bostadsrättsföreningen Talludden inför ett möte om strandremsan som kommunen vill köpa loss.
I fredags kunde kommunchefen Ann Willsund inte svara på om de hade gjort något fel. Mats Amnell, som är rådgivare inom offentlighet och sekretess på Fojo, menade i sin tur att mejlet givetvis ska ses som en offentlig handling och ska registreras. Nu gör även Mörbylånga kommun samma bedömning. Det svarar samhällsbyggnadschefen Daniel Jonsson via mejl:
”Vilka handlingar som skall registreras och vilka som anses vara arbetsmaterial och ej allmän handling är en bedömningsfråga. I detta fall har handläggaren gjort en bedömning men vi har nu i förvaltningen gjort en annan bedömning och anser det ska registreras.”
”Jag anser inte att rutinerna är otydliga men man kommer inte ifrån att det trots allt är bedömningar som ska göras av handläggare/registratorer.”Daniel Jonsson, samhällsbyggnadschef
Är rutinerna för vad som ska registreras otydliga?
”Jag anser inte att rutinerna är otydliga men man kommer inte ifrån att det trots allt är bedömningar som ska göras av handläggare/registratorer. Handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten behöver inte registreras. Vi kommer ta lärdom av detta fall för att se om vi kan vara ännu tydligare i våra rutiner.”
Bör en tjänsteman känna till vad som ska registreras?
”Ja”
”Vi har inte varit helt konsekventa med att registrera konversationerna med Talludden. Så någonstans tycker jag att vi kan låta bli”, skriver tjänstepersonen. Är det okej att resonera på det sättet?
”Resonemanget tänker jag kommer ifrån att tjänstepersonen menar att vi inte har registrerat ner precis alla mail i detta ärende. Anledningen till det är att det då gjorts bedömningen att det är av ringa betydelse för ärendet och bara försvårar för att kunna ta del av ärendet och sätta sig in i det för den som begär ut det. Som jag sagt tidigare är det bedömningar som görs av handläggare ihop med registrator. I detta fall har vi då ändrat oss till en annan uppfattning än tjänstepersonen först hade.”
