Experten underkänner kommunen - registrerade inte mejl i het Talluddenfråga

Frågan om Talluddens strandremsa är het. Mörbylånga kommun måste lösa den från bostadsrättsföreningen för att den planerade klimatvallen ska bli av. Än så länge har de boende på Talludden inte kommit överens med kommunen och i nästa vecka ska parterna ha ett nytt möte. Inför den träffen har Talluddens styrelse haft mejlväxling med kommunen om bland annat markfrågor, byggrätt i planförslaget och kallbadhuset.

Efter Talluddens styrelses mejl skriver en medarbetare till tjänstepersonen ”Ska detta in på något ärende och vilket i så fall?”

Svaret från tjänstepersonen kan anses som förvånande: ”Vi har inte varit helt konsekventa med att registrera konversationerna med Talludden. Så någonstans tycker jag att vi kan låta bli. Fast å andra sidan har det ju landat i miljobygg-e-posten och därför kanske vi ska registrera det.”

Tjänstepersonen fortsätter sedan att resonera: ”Det är så många spår och konversationer som kanske inte är direkt avgörande för ärendet och som på sikt bara ställer till förståelsen för ärendegången, så innan vi har en fungerande rutin för hur vi ska handlägga planärende i EDP och innan vi har fungerande gallringsrutiner tycker jag att du kan strunta i att lägga in det.”

– Vi internt måste titta mer på vad det här handlar om. Vi har en absolut ambition att vara transparenta, vi döljer ingenting och förhåller oss till lagstiftningen för vad som ska registreras och räknas som en allmän handling.

Det säger kommunchefen Ann Willsund som också hävdar att de inte får tag i aktuell tjänsteperson och ber om att få återkomma på måndag med mer ingående svar.

Har det begåtts något fel här?

– Jag kan inte svara på det. Det är beroende vilken fas det här har kommit in. Räknas det som ett arbetsmaterial i samband med detaljplanearbetet eller hänvisar vi till att vi inte har ordning och reda? Det känns inte rätt i så fall. Där behöver jag ställa fler frågor innan jag kan svara.

Anser du att en enskild tjänsteman kan avgöra vad som ska diarieföras?

– Man måste se var i processen det här är. Vi har riktlinjer för vad som ska diarieföras och registreras. Lagstiftningen är inte supertydlig vad man ska enligt lag. Det är inte så många kommuner som är så transparenta som vi.

På eftermiddagen får Barometern ändå tag i tjänstepersonen som säger att formuleringarna blev olyckliga.

– Mitt mejlsvar borde ha varit: ”nej, det är arbetsmaterial.”

Bostadsrättsföreningen är part i målet och är kopplat till ett ärende. Varför ska det inte registreras i det ärendet?

– Ärendehanteringssystem är ett sätt att hålla reda på våra handlingar. Det som händer är att det också diarieförs. Det måste vi också göra med allmänna handlingar och officiellt yttrande i ärende. Eftersom det här är en mejlkonversation inför ett möte är det ett arbete som ska leda fram till vårt granskningsförslag. Fram till dess har vi ingen färdigställd handling.

Mats Amnell, som är rådgivare inom offentlighet och sekretess på Fojo, menar att det inte finns något att diskutera. Det här är inte arbetsmaterial utan borde ha registrerats.

– Det här är självklart. Det är en inkommen extern handling. Ibland hänvisas till undantag men det här är någon som för dialog där det som sägs kan ha betydelse, säger Mats Amnell.

Har det betydelse att det är en mejlkonversation är inför ett möte?

– Nej det spelar ingen roll.